Kl. Biokemi reg. - Rekvirering, ver. 38
Info
Dokumentnummer:
293822 /
Version:
38
Håndbog:
Klinisk biokemi Regionalt
Niveau:
Regional
Type:
Instrukser
Redaktør:
lnep
Fagligt ansvar:
hsoe
Ledelsesansvar:
Kl. Bio LIMS (Reg)
Godkendt af:
anib
Udgivelsesdato:
12.04.2021
Dokumentbrugere:
Bioanalytiker/laborant, Holbæk, Internet, Kemiker, Klinisk Biokemi, Kl. Bio Advis (Reg), Køge, Nykøbing F., Næstved, Roskilde, Slagelse
D4Offline app:
 
Klinisk biokemi Regionalt
Udskrevet er dokumentet ikke dokumentstyret.
Ny version under udarbejdelse »     
 
1) Formål
2) Anvendelsesområde
3) Fremgangsmåde
3.1) Opret rekvisition - shift #
3.1.1) Kvantitetsnumre (lokale oversigter)
3.2) Opret rekvisition - Nødblanket
3.3) Rekvirering og brug af nødprocedure henvisning
3.4) Særlige forhold til rekvirering
3.4.1) Tilføj kommentar til rekvisition
3.4.2) Tilføj Svarmodtager/Kopirekvirent
3.4.3) Prompter - fanen Spørgsmål
3.4.4) Slet en rekvisition
3.4.5) Slet en kvantitet
3.4.6) Retningslinjer for aktivering af rekvisitioner i amb
3.4.7) Lås data
3.4.8) Tidsbegrænsning på kvantiteter
3.4.9) Tilføj andet sendested på en kvantitet
3.4.10) Bestilling af Diverse analyse EPC00148 i SP (Kvantitet 999)
3.4.11) ErstatningsCPR
3.4.12) Efterbestilling af analyser/kvantiteter
3.4.13) Ændring af prøvetagningstid efter der er afgivet svar
3.4.14) Ukendte analysekoder og særlige kvantitetsnumre
4) Ansvarsforhold
5) Dokumentation
6) Definitioner/Søgeord
7) Referencer
 
1) Formål

Formålet med denne instruks er at sikre korrekt håndtering af arbejdsgange vedrørende manuel rekvirering i BCC.


 

2) Anvendelsesområde
Klinisk Biokemiske afdelinger i Region Sjælland
 

3) Fremgangsmåde 
3.1) Opret rekvisition - shift #

Opret ny rekvisition, der ikke er bestilt via SP eller Webreq.

 

ð Vælg Daglige funktionerRekvirering (Alt D R)

 

Ved oprettelse af ny rekvisition genereres PMB-nummeret af BCC.

 

ð (1) Klik ind i feltet Rkv/PMB-nr. og tryk ”shift #” for generering af rekvisitionsnummer og tabuler videre.

 

Rekvisitionen tildeles et rekvisitionsnummer og alle tilhørende glas får efterfølgende hver sit PMB-nr.

 

 

ð (1) Angiv herefter CPR og Rekvirent. Tabuler videre. Søg rekvirentkoden fra liste ved at trykke ”Alt h”.

 

Se BCC vejledning Rekvirent - Klassifikationen.


ð Felterne Type og Status er default sat til KBA og Aktiv, og ændres som udgangspunkt ikke. Bemærk, at status Afbest og Slet skal ikke anvendes her. Hvis der skal afbestilles eller slettes, så skal det ændres på kvantitetsniveau ved at anvende funktionen Manglende_rør og fx tekst Aflyst, hvis den er passende. Se BCC-vejledning Manglende_rør hvordan.

 

ð (2) Angiv Prvt.tidsp (dato og kl.). Er der trykket Gem til rekvisitionen og dato/tid skal rettes, så vælges fanen Prøver. Ret udfor hvert enkelt PMB-nr.

 

ð (2) Prøvetagning er default sat på rekvirenttypen, men kan ændres. Patienttype og Svar til er default, men det er muligt at ændre.

 

ð (3) Ønskes en PTB samtidig vinges af i Udskriv etikette. PTB’en udskrives på PC’ens standardprinter.

 

ð (4) Angiv prioriteten på prøvetagningen Prvt.prio.


Ændres Prvt.prio slår det igennem på Ana.prio og Svarprio. Der skal altid vælges den samme prioritet for Prvt., Ana og Svar. Vælg prioriteterne inden analyserne tilføjes, så får alle samme prioritet, hvis det er muligt. Prioriteterne kan også ændres enkeltvis i kolonnerne P, A og S.


ð (4) Tilføj Rekvireringsgruppenummeret og tabuler videre mellem hvert nummer. Koden er som hovedregel den samme som kvantitetens NPU-kode. Søg evt. efter rekvireringsgruppen ved at klikke ind i feltet Analyse og vælg ”Alt h”.

 

Se BCC vejledning Rekvireringsgrupper (Kvantitetsklassifikationen).
 

ð (5) Klik PTB-printer, hvis der ønskes en anden fast printer for PC-Id end brugerens standardprinter. I funktionen vinges "Default PTB-layout for PC-id"(oftes MEDCOM4) af og vælg "Default printer for PTB-layout". Afslut med Gem. Indstillingerne vil efterfølgende være gældende for andre der logger sig på dette PC-Id.


ð (6) Er alle oplysninger tilføjet på rekvisitionen? Afslut med Gem.
 
! BCC-lab husker det sidst anvendte rekvisitionsnummer. Hent rekvisitionsnummer igen ved at sætte cursoren i et af felterne og tast ” +” og efterfølgende tabuler videre.


 

3.1.1) Kvantitetsnumre (lokale oversigter)

 

LINK Kvantitetsnumre i BCC_Slagelse, Nykøbing F og Næstved

 

 


 

3.2) Opret rekvisition - Nødblanket

Ved F-blanket(nødblanket) tilknyttes kvantiteten manuelt til PMB-numrene i BCC-lab. Rekvisitionen er i disse tilfælde prøvetaget, så husk at tilføje initialer på prøvetager. Der medfører også at status på kvantiteterne bliver sat til Taget.

 

F-blanket  kan udskrives fra LMV, Klinisk Biokemisk Afdeling, Region Sjælland. Se endvidere afsnit 3.3 for yderlig oplysninger om brugen af F-blanketter.

 

ð Vælg Daglige funktionerRekvirering (Alt D R)

Udfyld Rkv.nr ved ”shift #”. fortsæt med CPR, Rekvirent, Prvt.tidsp., Prvt.tager. Vær opmærksom på følgende: Er der brugt fortrykt blanket til "Tages på runde", så skal Prøvetagning sættes til "Tages nu". Ændres det ikke, så vil BCC mærke rekvisitionen som kandidat til en runde, og dermed printes ud på næstkommende mulige runde.

 

ð (1) Sæt ✔ i F-blanket

 
 

ð (2) Tast første kvantitetsnummer. Dialogboks Tilknyt PMB-nr. til analyse åbnes.


ð (3) Tast/scan PMB-nr, vælg Retur og kvantiteten tilføjes.

ð Tilføj herefter næste kvantitet i feltet Analyse.

  • Udføres kvantiteten på et allerede tilknyttet PMB-nr tilføjes den automatisk.
  • Udføres kvantiteten ikke på samme PMB-nr (prøverør) vises dialogboksen med Tilknyt PMB-nr. til analyse igen. Tast/scan nyt PMB-nr.


ð Afslut med Gem.

 

OBS! Det er muligt, at tilføje Fortrykt blanket-numre til en eksisterende rekvisition.

 


 

3.3) Rekvirering og brug af nødprocedure henvisning

Se detaljerede beskrivelse i afsnit 3.2 hvordan nødblanket registreres i BCC.

Rekvirenten udfylder henvisningen med patient data osv. og hvilke hele pakker der ønskes taget. Hver pakke har et rekvireringsgruppenr., som anvendes ved oprettelse. Fx Hæmatologi: NB001

 

I forbindelse med prøvetagningen benyttes fortrykte barkoder. Disse findes på strimler med 2 ens numre ved siden af hinanden. Det ene nummer sættes på prøverøret og det andet nummer på Nødblanketten, så prøverør og analysekode er parret.

 

Selve rekvisitionen kan nummereres med fortrykt nummer (smid dublet nr. ud). Det er dog nemmest at danne et nummer ved Shift # for generering af rekvisitionsnummer.

 


 

3.4) Særlige forhold til rekvirering 
3.4.1) Tilføj kommentar til rekvisition

Kommentar tilføjes under fanen Rekvisition i feltet Rkv.kom.

 

Se BCC vejledning Standardtekster - fremsøgning og anvendelse

 

Kommentar vælges hhv. som intern og ekstern dvs. om kommentaren skal sendes med svar eller ej. Tilføjes der mere end et tekstsvar, så skal standardteksterne oversættes. Adskil dem evt. med komma. Se skema 1, hvor de må  sættes.

 

Skema 1

Rkv. kom Intern

Er sat af rekvirenten og udskrives på PTB.

Intern kommentar overføres til Ekstern, hvis det skal fremgå af svaret.

 

Rkv. kom Ekstern

 

Er tilgængelig for rekvirenten og ses på svar.

Prv.kom Intern+ Ekstern

 

Anvendes ikke.

Svartekster søges og afgives altid som standardtekster vha. søgefunktionen ”Ctrl t”. Er der brug for flere standardtekster kontaktes den systemansvarlige omkring dette. 

 

Se BCC vejledning Svarafgivelse → Regler for anvendelse af standardtekster.


 

3.4.2) Tilføj Svarmodtager/Kopirekvirent

Under fanen Rekvirent/Patient tilføjes en svarmodtager/kopirekvirent.

 

I kolonnen Svarmodtager ses den originale Svarmodtager (OS) og hvordan svaret afgives. Dette er markeret med x i kolonnerne:

 

T = Telefonsvar
P = Papir
X = Fax (automatisk faxsvar anvendes ikke længere siden Sept. 2017)
E = Edi
M = Mail (anvendes ikke)
H =Host/EPJ

 

ð (1 + 2) Ændre OS(Original Svarmodtager) i feltet Svarmodtager, hvis Svarmodtager skal være en anden rekvirent end den rekvirerende afdeling. Tryk på Tab igennem felterne indtil der skiftes linje. Vælg Gem.

 

 

ð (3) Tilføj Kopirekvirent ved at klikke ind i feltet under den originale svarmodtager (OS). Søg og vælg rekvirent fra liste ved at trykke ”alt h” - afslut med OK. Kopirekvirenten vil stå KS

 

 

Se BCC vejledning omkring Rekvirent - Klassifikationen.

 

Skal svaret til en bestemt læge noteres det i feltet Att. (fx læge P. Pilatus).

 

3.4.3) Prompter - fanen Spørgsmål

Prompter er sat på en kvantitet, hvor det er nødvendigt med en information i forbindelse med prøvetagning af en kvantitet. Spørgsmål kan besvares fx med dato, volumen på en urin, opsamlingstid på døgnurin mm.

 

I BCC-lab ses besvarelsen under fanen Spørgsmål. Svaret ændres ved at klikke ind i feltet Svar.

 


 

3.4.4) Slet en rekvisition

En rekvisition der er aktiveret, må kun slettemarkeres, hvis den ikke er prøvetaget. Status på kvantiteterne må højst være "Tages". Er status "Taget" eller højere, skal alle analyser besvares med Aflyst eller anden relevant tekstsvar i Rekvireringsbilledet.


 

3.4.5) Slet en kvantitet

For rekvisitioner, der er påbegyndt besvarelse, er det ikke muligt at slette kvantiteter i Rekvireringsbilledet. Ved forsøg på sletning af en kvantitet med ctrl d, indsætter BCC automatisk svartekst Afbestilt. Hvis en kvantitet skal fjernes, så skal den slettes inden rekvisitionen prøvetages.


 

3.4.6) Retningslinjer for aktivering af rekvisitioner i amb

Se BCC vejledning Ambulatorium - Import af rekvisitioner


 

3.4.7) Lås data

Ved rekvirering af flere rekvisitioner med samme data kan informationerne låses (fryses). Dette er muligt for hhv. felterne Rekvirent, Type, Prøvetagningstidspunkt, Prøvetagning og klokkeslæt mm.

 

ð Funktionen aktiveres ved at trykke ”Ctrl l” i de ønskede felter. Feltet farvemarkeres.

 

 

ð Deaktivere igen ved ”Ctrl l


 

3.4.8) Tidsbegrænsning på kvantiteter

I SP er der sat blokering på en række kvantiteter med tidsbegrænsning . Tidsbegrænsningen indebærer at udvalgte kvantiteter kun kan tages 1 gang indenfor x antal dage. PCR-analyser kan typisk kun tages 1 gang pr. patient.

 

SP kan ikke skelne, om der er udgivet et resultat eller et mislykket svar, hvilket giver problemer, når afdelingerne skal genbestille. Er der ikke et analyseret svar hjælper KBA med at bestille. Laboratoriet kan altid efterbestille tidsbegrænsede kvantiteter. Ved Gem af rekvisitionen i Rekvireringsbilledet vises dog en dialogboks med advarsel om, hvornår kvantiteten sidst er taget.

 

LINK Liste over blokering af analyser med tidsbegrænsning: Blokering af kvantiteter med tidsbegrænsning


 

3.4.9) Tilføj andet sendested på en kvantitet

Enkelte kvantiteter er sat op til flere udførelsessteder. I sådanne tilfælde vil der i feltet under kolonnen lab kunne vælges mellem flere laboratorier fra en drop-down-boks.

 

ð Dobbeltklik i feltet Lab udfor analysen og vælg mellem udførelsesstederne ved at markere. Tryk Tab. Afslut med Gem.

 

 


 

3.4.10) Bestilling af Diverse analyse EPC00148 i SP (Kvantitet 999)

Er en analyse ikke oprettet i BCC eller kan rekvirenten ikke søge en analyse frem pga. navngivningen, kan rekvirenten bestille kvantitetsnummer EPC00148 i SP, som svarer til nummer 999 i BCC. Rekvirenten skal i SP angive i obligatoriske felter, hvilken analyse det drejer sig om og hvor mange glas der skal til prøvetagningen.

 

Hvis analysen er kendt i KBA rettes til korrekt kvantitetsnummer. Vær her opmærksom på at der omnummeres.

 

Findes kvantitetsnummeret ikke, så kopieres tekst fra fanen Spørgsmål i Rekvireringsbilledet til Svarkommentar-feltet for 999 (Diverse analyse), så Svarmodtager kan se hvilken analyse det drejer sig om og hvilket udførelsessted, den er sendt til. Tilføj fx: "XXXXX-gen til RH3011".


 

3.4.11) ErstatningsCPR

BCC opdateres automatisk fra det centrale CPR register. I de tilfælde, hvor der ikke foreligger kendt CPR anvendes erstatningsCPR-nr. Se BCC-vejledning Skift CPR samt retningslinjer for oprettelse af erstatningsCPR samt lokale retningslinjer i egen netbog.

 


 

3.4.12) Efterbestilling af analyser/kvantiteter

Ved henvendelse skriftlig som mundtlig fra rekvirent om ekstra analyse(er) på eksisterende rekvisition tjekkes om dette er muligt i forhold til holdbarhed, samt om analysen kan udføres på eksisterende glas. Disse ting skal være opfyldt for at der må efterrekvireres analyse(er).

 

Fremsøg rekvisitionen enten via Forespørgsel eller Rekvirering. Har rekvisitionen status Afslut i Status-feltet, vælges Aktiv og Gem. Tilføj den/de ønskede ekstra analyser. Se afsnit 3.1 pkt 4, tryk Gem.

Hvis man er i tvivl om et et eksisterende glas/PBM-nr kan bruges, så tilføj analysen, uden at trykke gem, tjek om analysen får samme PMB-nr som et af de eksisterende glas.

 

Når ekstra analyser er bestilt, gives besked til relevante analysepladser.


 

3.4.13) Ændring af prøvetagningstid efter der er afgivet svar

Rettes dato/klokkeslæt på en rekvisition i BCC efter der er afgivet svar på analyser, slår rettelsen ikke igennem til SP og Laboratorieportalen på de analyser, hvor der allerede er afgivet svar. I SP og laboratorieportalen vil rekvisitionen vises i 2 kolonner - en med dato/klokkeslæt inden rettelsen i BCC og en med de nye svar efter rettelsen (Rekvisitionen vil se ud som om den er taget på 2 forskellige dato/klokkeslæt).

Derfor må der som udgangspunkt ikke rettes på dato/klokkeslæt efter at der er afgivet svar. Hvis det er nødvendigt vurderes det om ændringen har indflydelse på tolkningen af resultaterne. Drejer det sig om minutter, timer eller dage der skal rettes? Opgaven udføres evt. i samarbejde med Superbruger eller Systemadministrator.

Er det nødvendigt at korrigere tiden på rekvisitionen gøres følgende:

Alle svar rettes til ”Aflyst” på rekvisition, hvor der allerede har været afgivet svar med forkert "dato/klokkeslæt". Analyserne og svar overføres til ny rekvisition som oprettes med samme oplysninger, som den oprindelige rekvisition, men med den korrekte "dato/klokkeslæt".


 

3.4.14) Ukendte analysekoder og særlige kvantitetsnumre

ð Ukendte Analyser i BCC:
Ved modtagelse af rekvisitioner kan der være analyser, som ikke er oprettet i BCC. Disse vil komme i BCC som en intern rekvisitionskommentar og blive udskrevet midt på PTB. Der skal altid tages stilling til alle ukendte analysekoder. Skal den erstattes af en anden? Eller er den allerede bestilt/erstattet af en anden?

Hvis den ukendte analyse er den eneste analyse som findes på rekvisitionen, opretter BCC automatiske kvantitet 100124. Undersøg og tilføj den korrekte analyse, besvar 100124 med ”Erstat*”. Den interne svarkommentar på fanen ”Rekvisition” må ikke slettes, da den anvendes til udtræk.

Eks. på ukendt analyse:

 

ð P-analyser:

Alle projekter oprettes i BCC med et kvantitetsnumre, der starter med P og tildeles en RSJ kode. Denne udleveres til klinikken så den kan anvendes i SP.
Fx P00056, Projekt : DALIAH, lokalkode der bestilles på i SP: RSJ00026.

 

ð E- og G-analyser:
I BCC er der oprettet analysekoder, der starter med E eller G (eks. E00033 og G29230). De bliver automatisk besvaret med Erstattet eller Gruppe efter materiale modtagelse. Disse svar sendes til SP, for at der ikke skal udestå svar på selve bestillingskoden i SP. Bestillingen bliver i BCC erstattet af de faktiske analyser, som vi  udfører.

Eks. E-analyse:
Kvantitet ”E00033 – Erstat med Prot;U”.
Når E00033 modtages fra SP bestiller BCC automatisk kvantitetsnr. 3958 - Protein;U
Eks. G-analyse:
Kvantitet ”G29230 - Gruppe IFN-gamma-frig.(TB-rel.,gr.)” indgår i Rekvireringsgruppen 29230 -TB Quanti gr.


 ð K-analyser:

I SP bestilles analyser til immunologien ofte på en lokalkode, der starter med KIAxxxxx. Denne modtages i BCC på en K-analyse.

Fx K00201, Hepatitis B virus FØR VACC, lokalkode der bestilles på i SP: KIA00201


 

4) Ansvarsforhold

Personale, som under udførelse af deres arbejde anvender BCC, har ansvar for at kende og følge denne procedure.

Alle ansatte kan fremsætte forbedringsforslag til proceduren (Feedback).

Alle ansatte har initiativpligt til at rapportere afvigelser fra proceduren ud fra lokale retningslinjer.



 

5) Dokumentation 
6) Definitioner/Søgeord

Nødblanket - Blanket til brug ved nødprocedure

SP : Fælles elektronisk patientjournalsystem i RSJ og RegH


 

7) Referencer

 


Version
Godkendt
Revisions information
09.04.2021
Kvantitetsoversigten for SYD er opdateret med den nye navngivning for glastypen.
15.02.2021
Nyt afsnit 3.4.14 er tilføjet i vejledningen "Ukendte analysekoder og særlige kvantitetsnumre".
10.08.2020
Afsnit 3.1.1 - Kvantitetsoversigten for SYD er revideret og særskilt oversigt for Ringsted er nedlagt. Alle skærmbilleder i vejledning er skiftet.
23.03.2020
Afsnit 3.4.13 - Ændring af prøvetagningstid efter der er afgivet svar: Arbejdsgang til er revideret.
18.02.2020
I afsnit 3.1.1 er Oversigten "Kvantitetsnumre i BCC_Slagelse, Nykøbing F og Næstved" opdateret.
06.08.2019
I afsnit 3.1.1 er Oversigten "Kvantitetsumre i BCC_Slagelse, Nykøbing F og Næstved" opdateret.
07.03.2019
Afsnit 3.2. Der dannes et rkv-nummer ved SHIFT + #.
19.12.2018
Ark "kvantitetsnumre i BCC_Slagelse, Nykøbing F og Næstved" opdateret.
23.11.2018
Afsnit 3.4.8 - Håndtering af kvantiteter med tidsbegrænsning er tilføjet, samt liste over tidsbegrænset analyser tilføjet. Nyt afsnit 3.4.13 - Ændring af prøvetagningstid efter der er afgivet svar. Samt om formulering af afsnit 3.4.4, 3.4.5 og 3.4.6
23.01.2018
Kvantitetsoversigt for Næstved, Slagelse og Nykøbing F er samlet til en.
27.11.2017
3.4.5. tilrettet, at en kvantitet svares Aflyst og aldrig må slettes
15.11.2017
Tilretninger i forbindelse med indførelse af SP. Der er revideret i afsnit 3.1 (markeret med gult) samt i alle underafsnit til afsnit 3.4.
13.10.2017
23.06.2017
Nødblanket tilføjet som søgeord
06.03.2017
Kvantitetsoversigter for NAE, NFS og SLA er opdateret pga Barricot rør er taget i brug til Zn
30.01.2017
Kvantitetsoversigterne i afsnit 3.1.1 for RIN, SLA NFS og NAE er opdateret
06.09.2016
01.07.2016
17.05.2016
09.03.2016
29.09.2015
13.03.2015
04.02.2015
30.09.2014
09.07.2014
01.04.2014
27.03.2014
12.03.2014
06.01.2014
26.08.2013
08.07.2013
16.05.2013
05.03.2013
04.01.2013
24.08.2012
15.03.2012
12.02.2012
31.08.2011