Kl. Biokemi HOL-KAL-NYK - Arkivering og kassation af patientrelaterede elektroniske data og fysiske materialer., ver. 10
Info
Dokumentnummer:
132228 /
Version:
10
Håndbog:
Klinisk biokemi Holbæk-Kalundborg-Nyk.SJ
Niveau:
Afdeling
Type:
Retningslinjer
Redaktør:
mtjo
Fagligt ansvar:
anib
Ledelsesansvar:
Kl. Bio HOL AL (Afd)
Godkendt af:
anib
Udgivelsesdato:
06.08.2021
Dokumentbrugere:
Bioanalytiker/laborant, Holbæk, Internet, Kemiker, Klinisk Biokemi, Kl. Bio HOL-KAL-ODSH (Afd)
D4Offline app:
 
Klinisk biokemi Holbæk-Kalundborg-Nyk.SJ
Udskrevet er dokumentet ikke dokumentstyret.
 

 

1. Formål

Formålet er af beskrive retningslinier for arkivering og kassation af patientrelaterede elektroniske data og fysiske materialer i klinisk biokemisk afdeling.  
 
2. Udeladelser 
Ingen.


3. Ansvarsforhold 
Systemansvarlige (Se: Meddelelse om systemer og systemejere indenfor klinisk biokemi) har ansvar for at retningslinier for arkivering og kassation af patientrelaterede elektroniske data følges.

 

Afdelingsledelser har ansvar for at retningslinier for arkivering og kassation af patientrelaterede fysiske materialer, indenfor eget område, følges. 
 

4. Definitioner

Patientrelaterede elektroniske data: Patientrelaterede data (f.eks. undersøgelsesdata og analysedata) som opbevares på elektroniske medier af enhver form.

 

Patientrelaterede fysiske materialer: Patientrelaterede materiale som opbevares fysisk i form (papirdokumenter, prøvemateriale m.v..)  
 
5. Referencer 

6. Fremgangsmåde

 

Arkivering

Elektroniske data  

Alle rekvisitioner i LIMS  mærkes med den bruger, der har oprettet den, samt den sidste person, der har foretaget rettelser.

Rettelseshistorik gemmes i LIMS.
Laboratoriesvar arkiveres så længe pladshensyn tillader, minimum 10 år.



Fysisk materiale
Papirhenvisninger med initialer arkiveres i 7 dage. Prøvemateriale (blodprøver, urin, cerebrospinalvæske etc.) opbevares normalt i 1-7 dage mhp. reanalysering eller forsendelse til andre laboratorier.

Arkivering af prøvematriale udtaget i forbindelse med projekter, foregår efter retningslinier beskrevet i projektbeskrivelsen.

 

Kassation

Elektroniske data
Data slettes efter opbevaringsperioden.

 

Fysisk materiale
Arkiverede papirhenvisninger opbevares 7 dage, hvorefter de destrueres.
Prøvemateriale destrueres efter opbevaringsperioden

 

Nødblanketter

Ved større nedbrud eller nedlukning af BCC, anvendes der nødblanketter. Disse blanketter opbevares i 2 år.

Ved nedbrud i WebReq, anvender lægepraksis nødblanketter. Disse blanketter opbevares i 2 år.

 

PC,disketter,cd'er og lignende

Skal PC, disketter, cd'er og lignende som måtte indeholde personfølsomme data destrueres, afleveres det til/eller hentes af lokal IT-afdeling, efter at have kontaktet Helpdesk.
I IT afdelingen bliver udstyret opbevaret sikkert indtil det kan afhentes af en leverandør, som er certificeret til sikker opbevaring og afskaffelse af PC udstyr og lagermedier. Udstyr der kan genbruges vil blive total renset, både på harddisk og evt. klistermærker. De pc’er og lagermedier der ikke kan genbruges, destrueres.

 

7. Arkivering af personfølsomme elektroniske data i Teamsite

Vi arkiverer personfølsomme elektroniske data i Teamsite, hvortil der kræves adgangskode. Fysiske data med personfølsomme data arkiveres i aflåste rum, eller rum markeret med " Kun adgang for personale".

 

Folder om informationssikkerhed

 

8.Dokumentation
 
9. Bilag

 

10. Referencer

Standard DS/EN ISO 15189: 2013


Version
Godkendt
Revisions information
19.07.2021
Genudgives
13.07.2018
Tilføjet punkt 7
26.01.2018
Tilføjet nødblanketter
24.11.2016
22.01.2016
27.09.2013
15.08.2012
14.08.2012
17.02.2010
08.02.2007